Vorbeugemaßnahmen

sind Maßnahmen, die dazu geeignet sind Fehler oder Schäden zu vermeiden. 
Streng genommen sind sie ein Hinweis auf einen unvollständigen, fehlerhaften oder veralteten Prozess.

Wenn wir davon ausgehen, dass Sie einen Prozess, die damit in Zusammenhang stehenden Arbeitsanweisungen, Checklisten, Vorgabedokumente usw. sorgfältig erstellen, sollten Fehler (die Norm sagt dazu auch gerne Nichtkonformitäten) vollständig ausgeschlossen werden können.

Dies trifft für nahezu alle Bereiche zu. 

Nun ist ein Unternehmen jedoch im Wandel. Das Portfolio an Produkten und Dienstleistungen ändert sich und somit auch die Erfordernisse. Da Sie heute nicht wissen können was in der Zukunft auf Sie zukommt (technisch, administrativ, gesundheitlich...) sind Sie gut beraten wenn Sie bereits im Vorfeld einen Plan B in der Tasche haben. 

Auch wenn Sie aktuell ggf. ausschließlich lokal aktiv sind, könnte es sein, dass Sie irgendwann einmal international tätig werden und es notwendig ist, dass Sie oder Mitarbeiter eine Geschäftsreise ins Ausland unternehmen müssen.
Privat denken Sie bei solchen Reisen  je nach Reiseziel ggf.sofort an Impfungen. Das sollten Sie im geschäftlichen Bereich auch tun.

Eine Vorbeugemaßnahme könnte also ein Impfung sein.  
Ein anderes Szenario ist das Personalmanagement und das damit verbundene Know-how. Hier wäre u.U. eine Schulung oder Fortbildung für Mitarbeiter oder Stellvertreter eine Vorbeugemaßnahme für den Fall dass ein Mitarbeiter - warum auch immer - aus dem Unternehmen ausscheidet.
Im produzierenden Bereich ist die Abhängigkeit von Rohstoffen oder Bauteilen ein Risiko. Hier wäre es denkbar, dass man ein Alternativprodukt zum bevorzugten Rohstoff/Bauteil auf dem Plan hat, was dann ggf. wieder die Notwendigkeit abweichender Arbeitsanweisungen/Checklisten u.s.w. mit sich bringt.

Das "Zauberwort" für die Notwendigkeit von Vorbeugemaßnahmen war hier bereits zu lesen. es heißt RISIKO.

Natürlich sind nicht alle Risiken vorhersehbar, aber viele. Wenn Sie also Prozesse definieren sollten Sie über eine Risikoanalyse nachdenken und nicht ausschließlich die Chancen betrachten. Versuchen Sie potentielle Fehler- oder Gefahren vorzeitig zu erkennen und entwickeln Sie Strategien für den Fall der Fälle. So zu sagen ein Worst-Case-Szenario. 
Hoffen Sie das Beste und rechnen Sie mit dem Schlimmsten. 
Erfolgreiche Unternehmen sind nur deswegen so erfolgreich weil sie auf viele außergewöhnliche Ereignisse eine Antwort haben. Diese Antworten schütteln sich die Verantwortlichen nicht mal eben so aus dem Ärmel. Viel mehr sind diese das Ergebnis einer Chancen- und Risikenbetrachtung und des daraus resultierenden Vorbeugemaßnahme.

Vorbeugemaßnahme bedeutet also kurz und knapp: Agieren bevor das Kind in den Brunnen fällt.