QM-Handbuch o.ä.

Es gab Zeiten, da war ein Handbuch (QMH) in ausgedruckter Form vorgeschrieben. Das ist nun schon lange nicht mehr so und auch nicht unbedingt zeitgemäß, denn das bedeutet, dass bei jeder Änderung des QMH das alte QMH gem. des hauseigenen Prozesses zum Lenken von Dokumenten gelenkt werden muss.

Das wiederum bedeutet nichts anderes, als dass ein QMH in Papierform mit Vermerkt des Datums als ungültig gekennzeichnet werden muss. Dennoch kann man das nicht einfach entsorgen, denn es muss ja ggf. der Nachweis erbracht werden können, dass Abläufe innerhalb Ihrer Firma bis zu diesem Zeitpunkt den Vorgaben entsprochen haben. Also müssen alte Papierhandbücher archiviert werden.

Viel einfacher ist es, wenn Sie das QMH intern als nicht editierbares PDF speichern.
Wird dieses Exemplar ungültig können Sie es in einen Ordner "Alt", "ungültig" oder "Archiv" speichern, das Datum des Außerkrafttretens anbringen und das neue QMH mit aktuellem Datum etc. firmenintern publizieren.

Es hat sich daher bewährt ein Verzeichnis anzulegen, das z.B. Qualitätsmanagementsystem oder QMS heißt. Dort erstellen Sie verschiedene Ordner und benennen dieses genau so, wie die Normkapitel gegliedert sind.

Nebenstehende Abbildung ist unvollständig, veranschaulicht jedoch was gemeint ist. 
Im jeweiligen Stammverzeichnis eines Ordners speichern Sie dann die dazugehörige/n Seite/n Ihres QMH/QMS als nicht editierbares PDF.  Es versteht sich von alleine, dass der QMB eine editierbare Arbeitsdatei hat.

Das schöne an dieser Herangehensweise ist nun, dass Sie themenspezifische Vorlagen nun innerhalb des dazugehörigen Ordners kontextbezogen speichern und verwalten können. 

So könnten Sie beispielsweise im Ordner 7.2 Kompetenz einen Prozess definieren, in dem Sie festlegen welche Kompetenzen ein Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe mitbringen muss und könnten hier eine Stellenbeschreibung als Vorlage hinterlegen. 

Für bestehende Mitarbeiter könnten Sie hier Ordner mit Namen oder Mitarbeiternummer anlegen und alle Dokumenten hintelegen, die den Nachweis von Kompetenzen dokumentieren wie beispielsweise Gesellenbriefe, Meisterbriefe, Nachweise über Studienabschlüsse usw..

Es geht aber noch weiter, Sie könnten hier eine Schulungs- und Qualifizierungsmatrix hinterlegen und hieraus einen Schulungsplan erstellen. Je nach Kompetenz könnte hier Ingeneure oder Meister Mitarbeiter im Unternehmen schulen und diesen einen Schulungsnachweis erstellen. Diese Nachweise würden dann in Ordner des Mitarbeiters gespeichert. 

Dieses Verfahren ist mehr oder weniger für alle Normkapitel umsetzbar und lässt sich individuell den Bedürfnissen und behördlichen Vorlagen für Ihr Unternehmen anpassen. Ein weiteres Beispiel wären Nachweise über Ersthelfer.

Das  Prinzip ist an dieser Stelle sicher klar geworden.

So würde es sich auch anbieten separate Ordner für "Korrekturmaßnahmen" und "Vorbeugemaßnahmen" zu erstellen und dort dann ggf. pro Abteilung oder Produkt einzelen Unterordner anzulegen. 
Jeder dieser Ordner sollte einen Ordner für ungültig gewordene Dokumente/Vorlagen enthalten. Egal wie Sie diesen Ordner nennen, er sollte, innerhalb seiner Rubrik, immer den gleichen Namen tragen. 

Wenn Sie sich nun ein Verfahren ausdenken, dass es Ihnen ermöglicht die Reveionsnummer und das Datum des Inkrafttretens eindeutig zu verwalten, sind Sie auf einem guten Weg. Sie können hierfür eine leistungsstarke datenbankbasierte Software nutzen oder einefach eine Tabelle in einer Word- oder Excel-Vorlage verwenden und die Aktualität in einer "Liste der Dokumente und Aufzeichnungen" verwalten. Auch hier ist die Namensgebung Ihnen überlassen.

Wie schon mehrfach betont -  es ist IHR QMS. Wie sie die Vorgaben umsetzen ist einzig und alleine Ihre Angelegenheit. Sie sollten allerdings eine Methode wählen, die auch für Außenstehende nachvollziehbar ist und einer bestimmten Struktur folgt damit Sie bei Rückfragen selbst schnell und sicher die gewünschte Auskunft geben können.